Автоматизация моделирования бизнес процессов

Автоматизация моделирования бизнес процессов

Бизнес процесс — это действия, благодаря которым начальные данные или ресурсы превращаются в готовый продукт или услугу. Чтобы достижение целей компании было максимально эффективным и оперативным необходима автоматизация бизнес процессов.


Автоматизация моделирования бизнес процессов

Автоматизация бизнеса и автоматизация бизнес-процессов — в чем разница?

Все процессы в бизнесе делятся на этапы, их можно описать, но не всегда возможно полностью автоматизировать. Часто необходимо участие человека не только как исполнителя или контролера, но и как особы, личности. 

Так, например создание и соблюдение корпоративной культуры или набор персонала невозможно полностью автоматизировать и без участия человека эти процессы невозможны. Это процессы, которые не раскладываются на этапы и полная их автоматизация невозможна. Частичная автоматизация делает такие действия этапом автоматизации бизнеса, что является более обширным понятием, чем автоматизирование процессов бизнеса.

Задача автоматизации бизнеса — максимальное превращение ручных работ в автоматизированные, для чего задействуются инженерные, информационные технологии. Сюда входят все средства, как оборудование для производства, робототехника, программное обеспечение, средства и каналы связи. Автоматизация бизнес-процессов — более узкое понятие, включающее особый набор технологий.

Для чего нужна автоматизация бизнес-процессов?

Главная задача руководителя фирмы — сделать достижение основной цели компании оперативным и удобным, максимально используя и увеличивая эффективность вклада каждого звена или сотрудника. 

Для этого следует организовать работу всего коллектива так, чтобы отдельные работники, группы, отделы имели возможность общаться, координировать этапы работы, взаимодействовать, совместно решая задачи и проблемы. Достижение одной большой цели зависит от скоординированной работы каждого работника и отдела и без коммуникации создать правильные условия для эффективной работы в современных условиях практически невозможно. 

Так как в процессе работы, разные отделы компании или разные сотрудники получают каждый свою задачу, без создания условий для коммуникации, возникает разобщенность, отсутствие контакта между ними, может принести больше вреда общему производству (даже если по отдельности каждый делает свою работу хорошо). Чтобы компания работала эффективно и выдавала максимальный результат, весь коллектив должен не просто выполнять один, определенный процесс, а работать для достижения общей цели фирмы. 

Для этого следует создать визуализацию этой общей цели, показать коллективу из каких процессов состоит работа на конечный результат, какое место занимает в этом каждый отдельный работник (для крупных компаний — отдел), насколько важна взаимосвязь, и коммуникация, чтобы ключевая цель была достигнута максимально быстро и качественно.

Автоматизация работы включает разделение на процессы внутри каждого отдела. Так, например автоматизация бюджетного процесса проводится отдельно от производственного, но, не вникая в нюансы работы каждого отдела, все работники знают общую цель, и то, что их работа влияет на ее достижение.  

Для чего нужна автоматизация бизнес-процессов?

Автоматизация бизнес процессов — что это?

Понятие «бизнес-процесс» описывает организацию и взаимосвязь между отделами и сотрудниками фирмы, которые направлены на достижение главной задачи. Суть автоматизации:

  • общая — создание структуры, в которой передается ответственность за выполнение отдельного процесса, ведет к достижению главной цели;
  • для отдельного работника — перечень шагов, которые тот должен пройти, чтобы была проделана его часть работы для достижения общей цели.

Проще говоря — это пошаговый план взаимосвязанных действий для каждого участника бизнес-проекта, в результате общего выполнения которых достигается конечная цель. На примере приготовления блюда это можно описать так:

  • шеф-повар разрабатывает рецепт;
  • су шеф распределяет между работниками процессы — один подготавливает ингредиенты, другой — доводит их до нужного состояния (тушит, варит, запекает), третий — собирает блюдо;
  • су шеф контролирует выполнение всех задач;
  • шеф проверяет готовое блюдо.

На предприятиях все процессы автоматизируются по такому-же принципу. Директор ставит задачу, специалисты разбивают ее на отдельные этапы и делегируют их работникам. Каждый участник знает, какая цель поставлена, какие шаги для ее достижения должен проделать он лично, видит, что делают другие. Визуализация цели и пошагового плана дает всем участникам процесса понимание, насколько его работа влияет на результат.

Внедрять автоматизацию можно как на малых, так и на больших предприятиях. Разрозненная, казалось бы, работа разных отделов в результате ведется для общего результата, от которого зависит успех компании. Так производственное, кадровое, бюджетное управление, ведутся по-разному, но в результате грамотной организации и профессионального исполнения обязанностей достигается общая цель компании. Без коммуникации между отделами и понимания каждым участником бизнес-процесса своей роли, добиться успеха будет очень трудно.  

В условиях конкурентной борьбы, которая постоянно ведется в бизнесе, чем крепче коммуникация и связь между отделами и работниками, тем эффективнее и успешнее становится компания, тем легче ей обходить конкурентов.

Бизнес-аналитика

Чтобы планирование и распределение задач в бизнесе было правильным и максимально эффективным, был создан инструмент, который позволяет оперативно анализировать бизнес-процессы — <a href="https://rbc-grp.solutions/sap-pcm/business-intelligence-sap-bi/">SAP BI</a>.

Благодаря этому программному продукту дирекция компании быстро получает все достоверные данные о работе всех отделов фирмы, на основании которых может проводить планирование дальнейшей деятельности, принимать управленческие решения, менять стратегию. 

В программный продукт SAP BI входят два компонента:

  • SAP BO (Business Object) — аналитическая площадка для управления бизнес-планированием, анализом данных, контролем, отчетностью, вычислением и оценкой рисков;
  • SAP BW (Business Warehouse) — хранилище информации.

В условиях жесткой конкурентной борьбы уметь оперативно оценивать ситуацию, владеть данными, быстро анализировать сведения и принимать грамотные решения — главная задача топ-менеджеров, от выполнения которой зависит успех компании на рынке.

В современных реалиях, когда внешняя нестабильность и кризисы в экономике держат в напряжении все сферы бизнеса, очень важно вовремя получать адекватную аналитическую информацию.

Особенно на необходимость внедрения SAP BI влияют следующие факторы:

  • разрозненность и количество источников информации;
  • различия в формировании отчетности разными операционными системами;
  • недостаток единственного поисковика для получения информации;
  • недостаточная оперативность составления отчетности;
  • большие объемы сведений.


Необходимость внедрения SAP BI

Благодаря платформе все данные о работе компании в целом и каждого ее отдела в частности консолидируются и поступают к топ-менеджерам. Это позволяет:

  • сократить время на обработку данных;
  • освободить рабочие резервы;
  • перевести информацию в более удобный формат;
  • сделать аналитику более качественной;
  • оперативно ориентироваться и использовать большие объемы информации;
  • разделять данные о работе компании в зависимости от ориентированности каждого отдела.

Функционально SAP BI позволяет формировать аналитическую и управленческую отчетности, с ее помощью проводится детализация всех направлений деятельности компании, проводится контроль процессов внутри компании, оценивается как оперативное, так и стратегическое состояние бизнеса.

Если в основу управления положены качественный анализ, достоверная информация и профессионализм, то эффективность работы и прочное место на рынке бизнесу обеспечены.

Преимущества автоматизации

Цифровой инструментарий позволяет быстро и эффективно получать и обрабатывать данные о клиентуре, целях компании, заменять человеческий труд, который могут исполнять машины. Это не замена людей роботами, а только избавление от рутинных, повторяющихся процессов, которые занимают много времени. 

При грамотной организации освобожденное время направляется на проведение тех этапов, которые может сделать только человек. Правильное распределение усилий и времени позволяют значительно повысить производительность труда, эффективнее при этом используя опыт и навыки сотрудников компании.

Автоматизированные бизнес-процессы качественнее координируют группы работников или разные отделы компании, что позволяет получать более точные результаты. 

Благодаря всем преимуществам компания, которая ввела автоматизацию бизнес-процессов получает фору в конкурентной борьбе, так как владеет большим объемом данных, значительно раньше делает выводы и перестраивает концепцию и рабочие процессы, ориентируясь на любые изменения рынка и экономики.

В условиях жесткой конкурентной борьбы только умение оперативно реагировать на изменения и развиваться помогают фирмам быть активным участником рынка и вытесняя конкурентов, получать прибыль.Преимущества автоматизации


Проблемы при внедрении автоматизации бизнес-процессов и их решения

Компании, которые решаются внедрить автоматизацию процессов бизнеса могут сначала столкнуться с проблемами, из-за чего быстро добиться полезного эффекта не получается:

  • автоматизация нескольких процессов не приносит видимой пользы — решение проблемы в том, чтобы начинать автоматизацию из самых важных для бизнеса этапов (разработка системы бюджетирования, сбор и анализ данных, грамотное распределение обязанностей);
  • сотрудникам трудно переключиться на новую систему работы — благодаря налаженному взаимодействию, коммуникации, можно убедить коллектив в полезности и удобстве новых процессов, которое принесет пользу каждому;
  • неудобные интерфейс и навигация — разработчик ПО должен изучить работу потенциальных пользователей и учесть их пожелания и предложения по работе программы.

Создавая программное обеспечение для бизнеса, его разработчики непременно должны тесно контактировать с работниками компании и не использовать обычные шаблонные заготовки, а делать ПО под конкретный бизнес и конкретного пользователя.

Если автоматизация бизнес-процессов будет проведена с учетом особенностей вашего дела, то это позволит коллективу компании намного быстрее освоить платформу, лучше в ней разобраться и начать эффективно использовать для достижения главной цели компании.